多くのITイベントで、専門家によるカンファレンスやセミナーをご覧になったことがある方は多いのではないでしょうか。 コロナ禍以降、感染の心配がないオンライン開催が主流となりましたが、近年では感染状況が落ち着き、オフライン開催も増えてきました。
しかし、コロナ禍で改めて認識されたオンラインのメリットも無視できません。そのため、オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッド開催が人気となりつつあります。
とはいえ、「社員や著名な方を登壇させられるけれど、具体的にどう開催すればいいのか」「会場や配信スタジオはどう選べばいいのか」「エンゲージメントを上たいけど手詰まり感がある」など、開催や導入にあたってお困りの方もいらっしゃるかもしれません。
本記事では、ハイブリッドセミナーの開催方法やメリット、そして開催までの流れについてご紹介します。
目次
そもそもハイブリッドセミナーとは？メリットは？
ハイブリッドセミナー」という言葉から、なんとなくイメージはできるものの、「具体的にはどのようなものだろう？」と思われている方もいらっしゃるかもしれません。
ハイブリッドセミナーとは、その名の通り、対面での参加とオンラインでの参加という2つの形式を組み合わせて開催されるイベントです。
オフラインでは足を運んだお客様に製品を直接アピールすることで、商談の可能性の高い顧客を捕まえ、オンラインでは、遠方でイベントには来れないお客様など、幅広い方への認知やアンケートなどのエンゲージメントを得ることができます。
このように多様な参加者を受け入れられるこの形式は、近年のITセミナーで非常に需要が高まっています。
オンライン・オフラインそれぞれのメリット・デメリット
もちろんオンライン、オフラインそれぞれの良さもありますが、逆にデメリットもあります。
【オンライン】
メリット
- 場所を選ばずに参加可能
- 移動・宿泊費などのコストを削減
- 多くの人にリーチできる
デメリット
- 対面での偶発的な交流が生まれにくい
- 参加者の集中力維持が難しい場合がある
- 実機デモなど、五感を使った体験が限定的
【オフライン】
メリット
- 対面での深い交流やネットワーキング
- 会場の臨場感や五感で得る体験
- 高い没入感と集中力
デメリット
- 地理的・時間的な制約
- 移動・宿泊など参加者側の負担が大きい
- コンテンツの後追いが難しい場合がある
一長一短といった感じではありますが、こちらをハイブリットにすることで、双方のメリットデメリットをカバーすることが可能です。
【ハイブリッド】
- オンラインのデメリットを補完: オフラインの場を提供することで、深い交流、臨場感ある体験、高い集中力を実現
- オフラインのデメリットを補完: オンラインで地理・時間の制約を取り払い、参加者数を拡大、コンテンツのアーカイブと後追いを可能に
- 新たな価値の創出: 広範囲の参加者と質の高い対面交流の両立、参加者のニーズに合わせた柔軟な選択肢を提供
図:オンライン・オフラインのメリットとハイブリットのメリット
ハイブリッドセミナーの成功例
ハイブリッドセミナーの代表的な成功例として、マイクロソフト社が主催する「Microsoft Ignite」（https://ignite.microsoft.com/en-US/home）が挙げられます。
このイベントは、いち早くハイブリッド形式を取り入れた事例の一つです。元々オフライン開催のみの例年も、約25,000名が参加する大規模なイベントですが、2021年に初のハイブリッド開催を実施したところ、オンライン参加者数はなんと10倍の250,000名にまで増加しました。セッション中のライブQ&Aやアンケート機能を通じて、世界中の視聴者から非常に多くのフィードバックを収集することに成功しています。
ハイブリッドITセミナーはエンゲージメントが高い！？
IT分野の進化は目覚ましく、エンジニアをはじめとするプロフェッショナルは、常に最新技術のキャッチアップと実践的な知識の習得が不可欠です。 しかし、多忙なプロジェクトの合間を縫っての学習や、オンラインでの情報収集だけでは得られない知識や実践的な学びの機会の創出が、長年の課題でした。 そこで今、IT業界に携わる人々の多様なニーズに応え、これまでのセミナー形式では難しかった「高エンゲージメント」を実現するのが、ハイブリッドセミナーです。
なぜIT分野とハイブリッドセミナーは相性が良いのか？
IT業界に関わる人々の情報のキャッチアップ問題について述べましたが、ハイブリッドセミナーがどういった点でメリットをもたらすか、具体的に見ていきましょう。
- 多忙な中でも気軽にセミナーに参加できる
オンラインでの参加は、場所や時間に囚われず、最新情報や専門知識に触れる機会の提供ができます。忙しい中でも合間を縫ってセミナーの生配信やアーカイブを視聴できるため、各のペースでのインプット機会を提供できます。 - 質疑応答など、直接の対話ができる
オフライン形式では、対面での質疑応答はもちろんのこと、IT系ガジェットなど実際に触ってるみる、といった感覚的な体験が可能なだけでなく、商品の直接的なアプローチが可能で、リアルタイムでの意見のキャッチアップや、そこから生まれた繋がりで今後の商談機会も生まれます。これにより、課題解決のヒントや新たな視点をより多く得ることも可能です。 - リーチの拡大とエンゲージメントの深化を両立できる
ハイブリッドは、オンラインの「広範なリーチ」とオフラインの「深い交流」を両立させます。多くの多様なIT人材が参加しやすくなることで、ディスカッションの質が高まり、参加者一人ひとりの学びや繋がりへの意欲（エンゲージメント）を最大限に引き出します。 - アーカイブ化によって、継続したセミナーへの参加機会とコミュニティ形成を促進できる
イベント後もアーカイブでのコンテンツ視聴や、オンラインコミュニティを通じた継続的な交流が可能です。これにより、一度のイベントで終わらず、継続的な参加機会の提供と、コミュニティの形成を促進できます。
このように、ハイブリッドセミナーはITプロフェッショナルの「学びたい」「繋がりたい」「発信したい」という意欲を最大限に引き出し、従来の形式を上回るエンゲージメントと価値を提供します。
このように、オフライン・オンライン両方のメリットを併せ持つ「ハイブリッドイベント」は、どちらかを行うよりも効果的な施策となります。
実際に行う場合は何が必要なのでしょうか？
ハイブリッドセミナーを開催するには何が必要？
相性が良いことはわかったけど、ハイブリットセミナーに必要な機材や人員など、実際に行うには必要なものがたくさんあります。
オフラインイベントに必要なものをベースに、オンラインイベントではオンライン用の必要機材を追加する、さらにハイブリットイベントに必要な機材を足していくイメージです。
次にそれぞれの必要なものを見ていきましょう。
オフラインイベント
- 会場: セミナールーム、ホールなど
- 音響設備: スピーカー、マイク、ミキサー
- 映像設備: プロジェクター、スクリーン、モニター
- 照明設備: 会場照明、演出照明（必要に応じて）
- 設営: テーブル、椅子、受付
- 運営スタッフ: 受付、誘導、会場整理、音響・映像オペレーターなど
オンラインイベント
- 配信プラットフォーム: Zoom、Microsoft Teams、YouTube Liveなどの配信・コミュニケーションツール
- インターネット環境: 登壇者、運営、視聴者それぞれにとって安定した高速回線
- 映像・音声設備:
- カメラ、マイク（登壇者・運営）
- 照明（必要に応じて）
- PC、モニター
- 運営スタッフ: 配信管理、技術サポート、質疑応答対応など
ハイブリッドイベント
ハイブリッドイベントでは、上記のオンラインイベントと、オフラインイベントの両方の設備をもちいてお互いのデメリットを補完します。この他双方を組み合わせてイベントを実施するにあたって、以下の要素が必要になってきます。
- 映像・音声の連携: 会場とオンライン参加者をリアルタイムにつなぐためのカメラ、マイク、スイッチャーなど
- 配信スタジオ: より高品質な配信を行うための専用スペース（必要に応じて）
- ハイブリッド対応プラットフォーム: オンライン参加者と会場参加者間のインタラクション（Q&Aシステムなど）を可能にするツール
- 運営スタッフ: オンラインとオフラインの両形式に対応できるスキルを持ったスタッフ
上記に加えて、イベントの準備や当日の進行を行うスタッフ、司会者の手配、台本の作成など、多岐にわたる準備が必要です。
さて、ここまでお読みになって、どのように感じられたでしょうか？
おそらく、「IT関係のセミナーなら、オンラインだけで手軽にできるのではないか？」「オフラインイベントでも準備が大変なのに、ハイブリッドにするとさらに手間が増えるのではないか？」と感じた方も少なくないかもしれません。
確かに、ハイブリッドイベントの準備は決して簡単ではありません。しかし、その苦労に見合うだけの価値があるのも事実です。先ほど例に挙げた「Microsoft Ignite」のように、ハイブリッド形式は参加者のエンゲージメントを最大限に高めるための有効な手段となり得えます。
ハイブリットイベント開催におけるオンライン・オフラインで工夫していること
ここまでで、散々効果的と述べてきましたがただ機材や人を揃えるだけでは、もちろんいきなりエンゲージメントを高めることはできません。オフライン・オンラインの良さを一層引き出すために我々が意識しているコツなどをご紹介します。
参加者エンゲージメントの工夫
ハイブリッドイベントを成功させるには、オンラインとオフライン双方の参加者への配慮が不可欠です。どちらの参加者にも同様の体験を提供するために、どのような工夫ができるのか見ていきましょう。
オンライン参加者への配慮と現地限定の話題を控える
ハイブリッドイベントでは、会場参加者とオンライン参加者の双方に気を配って、すべての参加者が公平に楽しめるように進行することが重要です。そのため、司会者は以下のような点に配慮した台本を作成します。
- 現地限定の話題や表現を控える: 会場参加者しか理解できないような内輪のネタや専門用語は避け、オンライン参加者も置いてけぼりにならないように注意します。
- 共通のテーマや問いかけを設定する: オンライン参加者も積極的に参加できるような、全体で共有できるテーマや問いかけを用意し、一体感を醸成します。
会場と配信演出の工夫
オンライン参加者にも会場の空気感や臨場感を伝えるためには、演出面での工夫が欠かせません。映像や音響だけでなく、画面構成やカメラワークにもこだわり、視聴者を飽きさせない工夫が必要です。
- 飽きさせない映像構成: 登壇者を単調に映し続けるのではなく、YouTubeやテレビ番組のように、視覚的な変化に富んだ構成を意識します。
- リアルタイムでのテロップ演出: 必要に応じて、リアルタイムでのテロップやグラフィックの切り替えを効果的に使用し、オンライン参加者の集中力を高めます。
安定した通信環境と配信ツールを選定する
どれほど優れたコンテンツを用意しても、配信が途切れたり、音声が聞こえなくなったりすれば、オンライン参加者は視聴を断念してしまう可能性があります。そのため、以下の点に配慮した通信環境と配信ツールを選定します。
- 十分な帯域幅を確保したインターネット環境: 会場には、安定した配信を行うために十分な帯域幅を確保したインターネット回線を用意し、冗長構成によるバックアップ回線も検討。
- 遅延の少ない通信設備: オンライン参加者とのタイムラグを最小限に抑えるために、遅延の少ない通信設備を選定。
- 配信ツールの選定: 想定される視聴者数を適切に管理できる機能、チャットやQ&Aなどの参加者とのコミュニケーション機能、直感的な操作性などを考慮して、最適な配信ツールを選定。
音響チェックと配信映像の確認
前述の通り、音声や映像の問題は、インターネット回線だけでなく、機材や設定にも原因があります。
- 事前の機材チェック: イベント前に、すべての機材が正常に動作するかどうかを入念にチェックします。
- リハーサルの実施: 登壇者、司会者、運営スタッフによるリハーサルを行い、当日の流れや機材の操作を確認します。
- 技術サポート体制の整備: トラブル発生時に迅速に対応できる技術サポート体制を整え、オンライン参加者も安心して視聴できる環境を提供します。
リモートプロダクションの活用
ここまでハイブリッドイベントに必要な機材とメリットを説明してきましたが、要件によっては、自社だけで実施するのことが難しい場合もあるでしょう。
そこで、リモートプロダクションの活用も選択肢の一つとして検討するのがおすすめです。
リモートプロダクションを利用すれば、実際に現場にスタッフを派遣しなくても、実施が可能な上、経験豊富なプロがリモートでの様々な要望に対して適切なアドバイスを提供してくれます。
まとめ
ここまで、解説した通りハイブリッドITセミナーは、参加者の多様なニーズに応える柔軟性と、リアルとオンラインの強みを兼ね備えています。ただ「開催する」だけでなく、参加者一人ひとりが「参加してよかった」と思えるような設計や工夫こそが、今後のイベント運営の鍵になります。
本記事でご紹介したポイントを踏まえ、技術・演出・運営すべてにおいてバランスのとれた体験を提供することが、エンゲージメントの向上と成果の最大化につながります。
「是非やってみたいけど、どこから手をつけていいのか分からない」「どのくらいの費用が必要か見積りを取りたい」「話だけでも聞いてみたい」など、ハイブリッドイベントの企画・実施を検討されている方は、ぜひお気軽にご相談ください。
JCGでは、設計から配信支援、運用改善まで一貫してサポートいたします。
リアルとオンラインをうまくつなげることで、より多くの人に「また参加したい」と思ってもらえるイベントを目指しましょう。
