ハイブリッドイベントとは、皆さんなんとなくイメージはつくかもしれませんが、コロナ禍を経て、リアル会場とオンラインの要素を組み合わせた新しい形のイベント形式です。デジタル技術の進化や参加者のニーズの変化に伴い、さまざまな業界で注目を集めています。

本記事ではハイブリットイベントってそもそもどんなもの？メリットやデメリットについて説明していきます。

ハイブリッドイベントとは？

ハイブリットイベントとはとは、その名の通り、実際に参加者が会場に赴くイベントと、オンラインでのセミナーやイベントを視聴し参加する2つの形式を組み合わせて開催されるイベントです。

オフラインでは足を運んだ参加者には製品のアピールを直接することができたり開催するイベントの臨場感など体験することができます。オンラインでは、遠方でイベントには来れないお客様など、地理的な理由で来場が難しい方に、セミナーやイベントの視聴だけでも視聴していただける形式ですので、認知もそうですが、オンラインの場合、アンケートなど気軽に回答が出来るため幅広いニーズに答えることができます。

ハイブリッドイベントのメリットとデメリット

ハイブリッドイベントのメリットは、地理的な制約を超えた幅広い集客やコスト効率の向上を目指すことが可能ですが、デメリットとして、オフライン→オンライン→ハイブリットとグラデーションのように、技術面や運営の複雑さが増し、トラブル対策が必要な点もあります。

ハイブリッドイベントの開催形式

リアル開催とオンライン配信の組み合わせ

ハイブリッドイベントでは、リアルな会場での直接的な交流とオンラインでのデジタル体験を組み合わせることで、それぞれの参加者に別々の経験やアプローチをすることが可能です。例えば、会場でのプレゼンテーションやワークショップに加え、オンライン視聴者に向けたライブ配信やインタラクティブなチャット機能を組み合わせることで、物理的な制約に囚われず、広範なリーチが可能になります。これにより、参加者がどこからでもイベントに参加でき、企業にとってはより多くの見込み顧客と繋がる機会が生まれます。

オンライン参加者とリアル参加者の交流促進

オンラインとリアルの参加者間の交流を促進するには、効果的なコミュニケーションツールの導入が不可欠です。具体的には、リアルタイムのQ&Aセッション、バーチャルネットワーキングルーム、ブレイクアウトセッションなど用途によって導入が必要になってきます。また、TIMEWELL BASE（https://timewell.jp/timewell-base-1）など、共通の興味や目的を持つ参加者を自動でマッチングするAIベースのネットワーキングツールも人気です。これにより、オンラインとオフラインの境界を越えた活発なコミュニケーションが実現し、新たなビジネスチャンスやパートナーシップの創出が期待できます。

ハイブリッド開催の技術的な課題

参加者の観点から見たハイブリッドイベント

オンライン参加のメリット

参加者の利便性の向上

ハイブリッドイベントは、参加者に対して場所や時間の制約に囚われず柔軟に参加できます。リアル会場での臨場感や直接の対話に重きを置く参加者や、移動や時間の制約から解放されたいオンライン参加者の両方に対応できる点が大きな魅力です。また、複数のデバイスからのアクセスや、参加履歴の可視化、ネットワーキングツールの活用などにより、それぞれの参加者に合わせた体験を提供できます。

また、オンデマンドでの視聴やアーカイブ機能により、リアルタイムで参加できなかったセッションも後から視聴できるのも大きな利点です。さらに、オンラインプラットフォームでは、チャットやQ&A機能、リアルタイム投票といったインタラクティブな要素を取り入れることが可能で、参加者のエンゲージメントを高めることもできます。

オフライン参加のメリット

参加者同士のコミュニケーション

リアルイベントでは、対面での直接的な交流が可能であり、信頼関係の構築やネットワーキングがしやすく、偶然の出会いやリアルな空気感が、ビジネスチャンスを生むきっかけになることも少なくありません。会場内でのランチタイムやコーヒーブレイクでのカジュアルな会話が、新たなプロジェクトや協業のきっかけになることもあります。

展示会やセミナーでの生の体験

製品やサービスに直接触れる機会、実演やデモンストレーションはリアルでしか得られない体験ができ、オンラインでは得られない実際の使用感などを体験できます。そのため、テクノロジー関連のイベントでは、最新のデバイスやソフトウェアを実際に試せるブースが設けられることが多く、その場でのフィードバックや意見交換が製品改善に繋がるケースもあります。

開催側の観点から見たハイブリッドイベント

イベント開催の効率化とコスト削減

オンライン配信を取り入れることで、会場費や移動コストを削減しつつ、より多くの参加者にリーチできます。また、デジタルツールの導入により、参加者登録や支払い、データ管理といった業務を効率化することが可能です。さらに、過去のイベントデータを分析することでより戦略的なイベント運営が実現できます。

オンラインカンファレンスの準備と実施

企画・運営・会場技術などの準備

イベントの成功には、綿密な企画と準備が欠かせません。具体的には、会場の選定、技術サポートの確保、スピーカーの選定、マーケティングプランの策定など、多岐にわたる準備が必要です。また、オンライン配信においては、安定したインターネット接続や配信ソフトウェアの選定も重要です。

集客計画の策定

ターゲットに応じた適切な集客戦略が求められます。これには、SNSやメールマーケティング、検索広告、共同プロモーションなど、複数のチャネルを活用したプロモーションも含まれます。さらに、ランディングページの最適化やターゲットオーディエンスに合わせたメッセージテキストも重要な要素です。

登壇者の選定と集客への影響

魅力的な登壇者は、イベントの集客力に大きな影響を与えます。特に知名度の高い専門家や業界の著名人を招くことで、イベントの信頼性や話題性が向上し、参加者の関心を引きつける効果があります。テクノロジー分野では、著名なCEOや技術革新をリードする人物が登壇することで、メディアの注目も集まりやすく、拡散にもつながります。また、インフルエンサーや人気のあるスピーカーの登壇は、ソーシャルメディアでの拡散効果も期待でき、結果的に集客数の増加に繋がります。さらに、登壇者が自身のネットワークを活用してイベントを広めることで、従来のリーチを超えた新たな参加者層にもアプローチできる点も大きな利点です。

ハイブリッドイベントの成功要因

明確な目的設定とターゲットの明確化

ハイブリッドイベントの成功には、まずその目的をきちんと明確にし、KPIに向かって設計することが当たり前ではありますが、重要です。新規顧客の獲得、既存顧客との関係強化、ブランド認知の向上、業界内でのリーダーシップ確立など設定をしましょう。これにより、イベントの企画段階で適切なコンテンツやマーケティング戦略を策定しやすくなります。また、ターゲットオーディエンスの特定も不可欠です。例えば、B2B企業の場合は業界専門家や意思決定者が主要なターゲットとなり、B2C企業の場合は幅広い一般消費者が対象となることが多いです。これらの要素を事前に明確にすることで、イベント全体の方向性が定まり、効果的な集客とエンゲージメントが実現できます。

魅力的なコンテンツ提供とテーマ決定

参加者が価値を感じるコンテンツは、リピーター獲得の鍵です。具体的には、業界の最新トレンドや具体的な成功事例、インタラクティブなワークショップ、質の高いQ&Aセッションなどが効果的です。また、参加者が自身の課題を解決できるような実践的な内容や、専門家のリアルな体験談も強力な引きつけ要素となります。事前にアンケートやフィードバックを集めて、参加者の関心に合わせたテーマ設定が求められます。

効果的な集客戦略

ランディングページの作成

まず、イベントに興味を持った参加予定者が詳細を調べようとしたときに、確認するのがランディングページ（LP）です。分かりやすいページ構成と、明確な価値提案がポイントです。視覚的に魅力的なデザインや明確なCTA（Call to Action）、参加者の声や過去の成功事例を盛り込むことで、参加者の興味や関心を集めてコンバージョン率を高めることができます。また、SEO対策やA/Bテストを通じて、ページのパフォーマンスを継続的に改善することも重要です

SNSやメールマーケティングの活用

多様なチャネルを組み合わせて、幅広く集客します。例えば、ターゲットに合わせたパーソナライズされたメールキャンペーンや、SNSでのインタラクティブな投稿、ハッシュタグキャンペーン、より多くの人へのリーチを高めたいのであれば、ターゲティング広告やインフルエンサーマーケティングを組み合わせることで、より高いエンゲージメントを実現できます。

登壇企業との協力

共催や協賛企業との連携も、集客力アップに貢献します。共同でのプロモーションやクロスマーケティング、相互のメールリスト活用などが考えられます。また、登壇企業のネットワークを活用することで潜在顧客にリーチし、イベントの認知度を向上させることが可能です。

ハイブリッドイベントの成功事例

大規模イベントの事例

引用:2024年のCESは広範囲のテクノロジーを“全部のせ”、生成AIによるDXの広がりも

世界的なテクノロジーカンファレンスやグローバル企業が主催する展示会が典型的です。代表的な例としては、電子機器の見本市での「CES（Consumer Electronics Show）（https://www.ces.tech/）」や欧州最大のテックカンファレンス「Web Summit（https://websummit.com/）」などがあり、数万人規模の参加者を集め、リアルな展示とオンラインでのグローバルな情報共有が組み合わされた形式で行われています。

まとめ

ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインの両方の利点を活かし、多様な参加者に対応する柔軟なイベント形式です。適切な準備と効果的な戦略を組み合わせることで、より広範な集客と高い満足度を実現することが可能です。今後もこの形式は、多くの企業や団体にとって重要なマーケティング手法として活用されていくでしょう。

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より良いハイブリッドイベントの企画・実施を検討されている方は、ぜひお気軽にご相談ください。 JCGでは、設計から配信支援、運用改善まで一貫してサポートいたしますリアルとオンラインをうまくつなげ、多くの人に「また参加したい」と思ってもらえるイベントを目指しましょう。